Docway

Docway Xml është një zgjidhje e plotë, e konfigurueshme dhe e personalizuar, e pajisur me module të shumta të integruara që do t'ju lejojë të menaxhoni tërë ciklin e dokumentit, të mbështesë dhe automatizojë proceset e brendshme dhe/ose të jashtme.

Projektuar në përputhje me standardet më të përditësuara elektronike të arkivimit, mjedisi unitar në dispozicion mbulon të gjitha tiparet e kërkuara nga një sistem i vërtetë për menaxhimin e njohurive, menaxhimin e dokumentave, protokollin elektronik, menaxhimin e rrjedhës së punës, menaxhimin e rekordeve në përputhje me rregullat evropiane MoReq2, menaxhimin e skedModulet elektronike të menaxhimit të korrespondencës, duke përfshirë PEC, modulet për interfacing me CMS per web-in, sistemet e ruajtjes sipas rregullave dhe modulet e menaxhimit të medias, plotësojnë kuadrin funksional. të medias, plotësojnë kuadrin funksional.

KARAKTERISTIKAT E PRODUKTIT

NE ARKIVAT

  • regjistrimi automatik i skedarit segnatura.xml, siç parashihet nga CNIPA (ex AIPA Nr. 28 datë 07/05/2001), me aftësinë për të shtypur direkt në dokument ose vendosjen e etiketës ngjitëse me barkode dhe watermark (PDF / A);
  • organizimin e dokumentave sipas një plani klasifikimi dhe paraqitjen në dosje, sipas nevojave të rregullave dhe kërkimeve në afat të shkurtër, më koherent dhe më i përshtatshëm krahasuar me menaxhimin e materialeve (fizike) të dokumentave;
  • bashkërendimi: krijimi i një lidhjeje (dhe konsultimi i saj) ndërmjet dokumentave të pranuara dhe dokumentave të prodhuara tërësisht për miratimin e masave përfundimtare, sipas procesit aktual të procedurave administrative në institucion;

NE DOKUMENTAT

  • nënshkrimi dixhital dhe nënshkrimi dixhital remote
  • fleksibilitet maksimal në trajtimin e llojeve të dokumentave heterogjene, të strukturuara dhe të pa strukturuara;
  • kërkimi me kombinime të atributeve dhe pronësia e dokumentave, të lidhura nga operatorët logjikë dhe/ose bazuar në përmbajtjen e dokumentave të indeksuara;
MODULET DOCWAY

Moduli i faturimit PA është ndërtuar që të përdoret nga të dyja, administratat publike dhe furnizuesit e tij, pasi përdoret për të menaxhuar të gjithë procesin e faturimit elektronik: në fakt, moduli i Faturës menaxhon ciklin pasiv (pranimin e faturave të PA) dhe ciklin aktiv të faturës së PA-së dhe transmetimit ndërmjet sistemit të shkëmbimit).
Qasja e re e 3D Informatica për nevojat e integrimit midis aplikacioneve të dokumentave përfaqësohet nga krijimi i një shtrese të veçantë aplikimi që lejon dy mënyra të veçanta të përdorimit të modulit:

  1. HYRJA E DREJTPËRDREJTË NË MODULIN: 1. Me anë të kësaj metode, është e mundur të përdoret moduli Input PA në një mënyrë që është e pavarur nga sistemi i plotë i menaxhimit të dokumentit Docway® XML, për shkak të qasjes së drejtpërdrejtë në një aplikacion/funksion të vetëm, por me mundësinë e integrimit me kosto të ulët.
  2. INTEGRIMI ME DOCWAY® XML: Lejon përdorimin e modulit brenda sistemit të menaxhimit të dokumentit Docway® XML

Arkivuesi automatik DOCWAY®4RE nuk duhet parë si përfundim i sistemit ekzistues të e-mailit, por si një burim themelor i Menaxhimit të Arkivave dhe Dokumentave.
Moduli është përgjegjës për monitorimin e postës elektronike, PEC dhe për regjistrimin automatik të e-maileve dhe bashkëngjitjeve dixhitale, me qëllim të një formimi të saktë të arkivit të dokumentit, sipas modeleve të përcaktuar nga përdoruesi.
Çdo postë / PEC është shndërruar në një “dokument të vërtetë” në DOCWAY®4RE, menjëherë në dispozicion dhe regjistruar saktë në Arkiv. Dokumenti mund të regjistrohet në draft, dmth mund të regjistrohet automatikisht – nëse është e nevojshme – pasi ai mund të klasifikohet, krahasohet dhe renditet automatikisht brenda Strukturës Organizative.
Për çdo kuti postare/PEC të menaxhuar nga arkivuesi, është e mundur të përcaktohet arkivi përkatës dhe procesi i shpërndarjes; si dhe menaxhimin e pakufizuar të kutive postare të postës/PEC për secilën organizatë ose AOO.

Moduli i integruar në Docway®4 i quajtur Fusha e Personalizuar, lejon përdoruesit të përcaktojnë lloje të reja të dokumentave dhe/ose personalizojnë kërkimet e tyre. Fusha e Personalizuar është një gjenerator i vërtetë i formave dhe aplikacioneve të dokumentave me të gjitha funksionet tipike të zbatueshme për këto fusha.

Prandaj është e mundur të përcaktohen maska dhe fusha te personalizuara për lloje të caktuara të dokumenteve dhe dosjeve, të cilat janë metadati të protokollit të detyrueshëm. Këto fusha janë lehtësisht të konfigurueshme nga një skedar i veçantë XML i pranishëm në instalimin e Docway®4. Dokumentat me fusha të personalizuara gjithashtu mund të futen në repertorë të veçantë.

Docway® Depozita lejon përshkrimin e saktë dhe menaxhimin e letrës dhe skedarëve dixhitalë të prodhuar nga një subjekt publik ose privat, gjatë kryerjes së funksioneve të tij institucionale që nuk kanë për qëllim trajtimin e çështjeve aktuale, megjithëse janë të destinuara për ruajtje të përhershme.
Docway® Depozita zgjidh kryesisht nevojën për një përshkrim të saktë arkivor të dosjeve, dokumentave elektronike dhe të letrës; përshkrimi arkivor i dosjeve të destinuara për arkivin e depozitave siguron vlefshmërinë e një grupi informacioni në lidhje me origjinën, përmbajtjen, kondicionimin, vendndodhjen fizike në arkivin e depozitimit, si dhe informacionin e nevojshëm për ta transferuar dosjen në depozitë dhe kërkesat për pranim.
Docway® Depozita ofron të gjitha funksionalitetet e nevojshme për të përshkruar procesin që fillon nga mbyllja ose arkivimi i një dosje në arkivin aktual dhe përfundon në arkivin e depozitave, ku materiali dokumentar mund t’i nënshtrohet operacioneve të përzgjedhjes dhe refuzimit.

Moduli regjistër on-line për botimin e repertorëve në internet, është e ndarë në dy aplikacione të ndryshme:
modul web
modul admin

Koncepti bazë i aplikacionit përbëhet nga një objekt i quajtur “publikim”, i cili është në thelb një rekord xml në të cilin ruhen të gjitha cilësimet dhe konfigurimet që lidhen me publikimin e një repertori të veçantë që përcaktohen nga administratori.

Në aplikacion, rekordi i botimit trajtohet si një dokument i Docway-t, prandaj është e mundur të futni / modifikoni fushat që e përshkruajnë atë; këto fusha përdoren për të përcaktuar konfigurimet e ndryshme që lidhen me publikimin, si p.sh. repertori që do të publikohet, të dhënat e repertorit që do të shfaqen, prania e të drejtës për mos shpërndarje dhe fusha të tjera të përcaktuara më poshtë.

Ky lloj i regjistrimit përdoret për t'u ndërfaqur me arkivin e dokumentit Docway® për të marrë të dhënat e repertoreve që do të publikohen siç janë përcaktuar brenda saj.

Docway Rezolutat, lejon menaxhimin e integruar dhe të plotë të procedurave administrative, nga hetimi paraprak në publikimin e rezolutave. Përmes këtij moduli janë përgatitur dhe monitoruar flukset e dokumentarit për paraqitjen e propozimeve për diskutime dhe komunikime/informacione, për organet e ndryshme kolektive, nga strukturat e Administratës.

Flukset e dokumentave menaxhohen nga motori i dokumentit workflow i cili, i integruar me posten elektronike, kontrollon aktorët e procesit dhe veprimet e lejuara. Sapo të përfundojë fluksi i përmirësimit të propozimeve, vazhdojnë aktivitetet e sekretariatit të organeve kolegjiale, përgatitjen e rendit të ditës, mbledhjet, procesverbalin e mbledhjes dhe nxjerrjen e rezolutave.

Me versionin DOCWAY®4RE është integruar komponenti i aplikacionit i dedikuar për WorkFlow BONITA WORKFLOW.

BONITA WF lejon për të përcaktuar, optimizuar, monitoruar dhe integruar proceset e biznesit, duke kombinuar një studio inovative të dizajnit të procesit, një motor të fuqishëm BPM dhe një ndërfaqe përdoruesi revolucionare për intuitivitetin e saj. Të gjithë lidhësit e aplikacionit janë krijuar në mes të DOCWAY®4RE -> BONITA dhe të nevojshme për kontrollin e plotë të një procesi të dokumentit (dokumente dhe dosje): rishikimi i thjeshtë dhe rrjedhat e miratimit, proceset komplekse të biznesit, stratifikuar dhe prodhuar në faza të shumëfishta kohore dhe nga pronësi të ndryshme.

Procedurat e kompanisë mund të lidhen me kohëmatësit, të cilët automatikisht llogarisin afatin e caktuar për procedurën dhe përdoruesit e alarmit në rast se procesi po mbaron.

Bonita ofron një dizajner grafik për konfigurimin e flukseve, të cilat pastaj mund të importohen (në formatin origjinal Bonita) në Docway nëpërmjet një ndërfaqeje të veçantë aplikimi.